Alfonso Carmona7 de septiembre de 2026 · 10 min de lectura
El precio de una app a medida para una pyme de distribución empieza a decidirse mucho antes de pedir el primer presupuesto: se decide en las horas que ahora mismo se pierden picando datos en un Excel compartido por correo electrónico. En Novantin nos llegan dos tipos de peticiones. Unas ya saben cuánto les cuesta seguir como están. Otras todavía creen que el Excel es gratis. Este artículo pone cifras orientativas sobre la mesa y explica cuándo dejar el Excel sale más barato que mantenerlo.
El precio de una app a medida para una pyme se mueve, según el alcance, entre unos pocos miles de euros para digitalizar un único proceso y cifras de seis dígitos para una plataforma con varios módulos e integraciones. No existe una tarifa plana porque no existen dos operativas iguales: una distribuidora con tres almacenes y un TPV en cada tienda no necesita lo mismo que un despacho de servicios con cinco usuarios.
En los presupuestos que preparamos para pymes de la Región de Murcia y del resto de España, el coste depende sobre todo del número de perfiles de usuario, de las integraciones necesarias y de si el proyecto arranca de cero o reutiliza infraestructura existente. Esa es la variable que de verdad mueve la factura, no el número de pantallas.
Antes de leer la tabla, una advertencia: son horquillas orientativas, no un tarifario cerrado. Sirven para situarse, no para firmar sin auditar antes el proceso real.
| Tipo de aplicación | Coste orientativo | Plazo típico |
|---|---|---|
| App para un único proceso (pedidos, partes de trabajo, control de stock) | 3.000 € – 10.000 € | 3 a 6 semanas |
| App modular con roles y permisos (varios departamentos) | 15.000 € – 40.000 € | 2 a 4 meses |
| Plataforma con integraciones ERP, TPV y logística | 40.000 € – 90.000 € o más | 4 a 8 meses |
La franja baja resuelve un dolor concreto: sustituir una hoja de cálculo por un formulario con base de datos. La franja alta ya implica arquitectura de integraciones con los sistemas que la empresa usa a diario, y ahí es donde el proyecto deja de parecerse a una app sencilla.
Una empresa paga más por seguir en Excel cuando el coste de mantenerlo (horas, errores, licencias duplicadas) supera al de construir una app propia. Estas son las seis señales que solemos ver en pymes de distribución y servicios B2B antes de pedir presupuesto.
Si reconoces tres o más señales, el Excel ya no es la opción barata. Es la opción que parece barata porque su coste no aparece en ninguna factura.
El cálculo es sencillo y conviene hacerlo antes de pedir presupuesto: horas semanales dedicadas a tareas manuales, multiplicadas por el coste de esa hora de trabajo y por las 52 semanas del año. Ese número, no el precio del desarrollo, es el que hay que comparar con el coste de la aplicación.
Una distribuidora con dos administrativos que dedican cinco horas semanales cada uno a consolidar pedidos y cuadrar stock entre tiendas ya acumula cientos de horas al año en tareas que un formulario conectado a una base de datos elimina de raíz. Para no hacer ese cálculo a ojo, en Novantin usamos una calculadora de retorno de la automatización que compara ese coste oculto con la inversión en desarrollo.
Dentro de cada franja de la tabla anterior, el precio sube o baja según cinco factores: número de roles de usuario, integraciones externas, si la app es web o nativa para móvil, si necesita funcionar sin conexión y si el diseño se adapta a la imagen de marca o parte de una plantilla.
El factor que más dispara el presupuesto no es la interfaz. Es la conexión con sistemas ya existentes. Una app aislada, sin nada con lo que hablar, siempre es más barata que una que tiene que leer y escribir en el ERP en tiempo real.
En distribución B2B, la integración con el ERP y el TPV suele ser la partida que más pesa en el presupuesto. Cada sistema con el que la app debe hablar (el ERP para stock y precios, el TPV en tienda, la plataforma logística para rutas de reparto, el software de facturación para generar albaranes) añade una capa de pruebas y de mantenimiento que no existe en una app aislada.
Un ejemplo habitual: una distribuidora que reparte a comercios necesita que el comercial vea el stock real en el momento de tomar el pedido. Eso obliga a que la app consulte el ERP en vivo, no una foto de la mañana. Ese requisito, por sí solo, puede mover el proyecto de la franja media a la alta.
El plazo típico de una app a medida para pyme va de seis semanas a ocho meses, según el alcance, y se reparte en fases claramente diferenciadas.
Los proyectos que se alargan más de lo previsto casi siempre fallan en la fase uno: se empieza a diseñar pantallas sin haber mapeado bien el proceso, y las integraciones que aparecen sobre la marcha desmontan el calendario. Nuestra experiencia va en la misma dirección: cuanto más se invierte en el descubrimiento inicial, menos cambios de alcance aparecen después.
Un presupuesto serio de app a medida incluye descubrimiento, diseño, desarrollo, pruebas, despliegue, formación del equipo y un periodo de garantía por escrito. Si alguna de esas partidas no aparece desglosada, es una señal de alerta, no de ahorro.
Lo que suele faltar en los presupuestos que llegan de fuera son los costes del año siguiente. El desarrollo inicial es solo el primer pago. Después llega el sostenimiento de la aplicación en producción, y ese capítulo casi nunca se explica en la primera reunión.
A partir del segundo año, una aplicación propia genera tres tipos de coste recurrente: hosting o infraestructura en la nube, mantenimiento correctivo (parches de seguridad, corrección de errores) y evolutivos, es decir, funciones nuevas que van apareciendo con el uso real. Conviene pactar por escrito cómo se factura cada uno antes de firmar el contrato inicial, no descubrirlo cuando llega la primera incidencia fuera de garantía.
La práctica habitual del sector es presupuestar el mantenimiento como un porcentaje anual del coste de desarrollo, revisado cada ejercicio según el volumen de evolutivos que pide el negocio. Ignorar esta partida es la causa más frecuente de que un proyecto «barato» acabe costando más que el presupuesto que se descartó por caro.
El punto de equilibrio entre un SaaS por licencias y una app a medida llega cuando la suma de licencias por usuario, módulos adicionales y horas de adaptación manual supera el coste de desarrollo más su mantenimiento anual.
Imagina una distribuidora con doce comerciales que pagan una licencia mensual por usuario en una plataforma genérica, más un módulo extra para gestionar pedidos que no viene incluido de serie. Sumado a lo largo de varios años, ese gasto recurrente puede acercarse (o superar) al coste de una app propia que además encaja con el proceso real, sin adaptar el proceso a lo que la plataforma permite.
La opción propia gana cuando el número de usuarios es alto, el uso es a largo plazo y el proceso de la empresa no encaja bien con lo que ofrece de serie el SaaS genérico. El SaaS gana cuando el equipo es pequeño, el proceso es estándar y no hay integraciones complejas que justifiquen construir algo a medida. Antes de decidir, conviene revisar cómo aborda cada opción el mismo problema en nuestra página de desarrollo de aplicaciones a medida.
Pedir presupuesto sin gastar de más significa llegar a la primera reunión con el proceso mapeado, no con una idea vaga de queremos una app. Estos son los pasos que reducen el riesgo de sobrecoste.
Un ejemplo de este enfoque aplicado a otro sector se puede ver en cómo se plantea un proyecto de ecommerce llave en mano para retail: el orden de las decisiones (qué se incluye, qué se pospone, qué se mide después) es el mismo aunque cambie el tipo de aplicación.
El error más caro no es pagar de más por un desarrollo a medida. Es pedir presupuesto sin haber hecho antes este trabajo y acabar pagando dos veces: una por el desarrollo y otra por rehacer lo que se planteó mal desde el principio.
Antes de pedir presupuesto, comprueba si tu empresa entra en el Kit Digital. El bono depende del tamaño: 3.000 € para autónomos y microempresas de menos de 3 empleados, 6.000 € de 3 a 9, 12.000 € de 10 a 49, 25.000 € de 50 a 99 y 29.000 € de 100 a 249. La categoría «Gestión de procesos», que es donde encaja una app que digitaliza pedidos, partes de trabajo o stock, admite hasta 18.000 € por solución (siempre dentro del bono que te corresponda), y las medianas empresas tienen además la categoría «Gestión de procesos con IA asociada», con hasta 19.000 €. Las bases del programa están en la Orden ETD/1498/2021. En la práctica, una app de la primera franja de la tabla puede quedar cubierta casi por completo si tu pyme tiene entre 10 y 49 empleados.
Una app que digitaliza un único proceso (pedidos, partes de trabajo o control de stock) se mueve en la franja baja del mercado, con plazos de pocas semanas. El precio sube en cuanto entran usuarios con roles, permisos e integraciones con el ERP.
Al principio sí. El punto de equilibrio llega cuando sumas licencias por usuario, módulos extra y el trabajo manual de adaptar el SaaS a tu operativa. A partir de cierto número de usuarios y años, la app propia se amortiza.
Hosting o infraestructura cloud, mantenimiento correctivo, actualizaciones de seguridad y evolutivos. Conviene presupuestarlo como un porcentaje anual del desarrollo inicial y dejarlo por escrito antes de firmar, no descubrirlo en el mes trece.
Dirección técnica y estrategia en Novantin. Escribo los artículos de este blog: elijo el enfoque, aporto los datos y reviso lo que se publica, apoyándome en el sistema de contenidos con IA que montamos para nuestros clientes, tal y como pide el artículo 50 del reglamento europeo de IA. Sobre mí.
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