Gestión documental con IA para empresas
Cada papel a su sitio, solo.
Contratos, nóminas, albaranes y presupuestos clasificados y archivados sin que nadie archive, con permisos por persona y una búsqueda que responde preguntas.
En casi todas las empresas hay dos archivos: el oficial y el real. El real son carpetas con nombres creativos, versiones duplicadas y ese contrato que nadie encuentra justo el día que hace falta.
La gestión documental con IA pone orden sin pedir disciplina: los documentos se clasifican y archivan solos al llegar, con permisos y plazos de retención, y la búsqueda responde preguntas («¿cuándo vence?») en vez de exigir recordar nombres de archivo.
Qué incluye la gestión documental con IA
Clasificación automática
La IA reconoce qué es cada documento y lo etiqueta: tipo, cliente, fecha, estado.
Incluido en el proceso con IA
Por ejemplo: El PDF que llega por email se archiva como «contrato · cliente X · vence marzo» sin que nadie lo abra.
Búsqueda que responde
Preguntas en lenguaje normal, respuestas con la cláusula exacta y el documento enlazado.
En el agente sobre tus documentos
Por ejemplo: «¿Qué penalización tiene rescindir con el proveedor de logística?» Respuesta en segundos, con la página.
Permisos y confidencialidad
Cada tipo de documento con sus accesos: las nóminas no las ve quien no debe.
En el agente sobre tus documentos
Por ejemplo: RRHH ve nóminas; ventas ve presupuestos; dirección lo ve todo. Automático desde la clasificación.
Retención y vencimientos
Plazos legales de conservación y alertas de vencimiento configurados una vez, cumplidos siempre.
Incluido en el proceso con IA
Por ejemplo: El contrato que vence en 60 días avisa solo, con tiempo para renegociar en vez de renovarse a traición.
Conectado a tus flujos
Altas, aprobaciones y firmas encadenadas: el documento avanza solo por su circuito.
Las firmas y aprobaciones encadenadas se presupuestan aparte
Por ejemplo: El presupuesto aprobado genera aviso a ventas, se archiva firmado y dispara la orden de trabajo.
Trazabilidad completa
Quién vio, editó o descargó cada documento, con historial de versiones. Auditable.
El registro de consultas, en el agente sobre tus documentos; el historial de versiones, aparte
Por ejemplo: La versión buena es siempre la última; las anteriores quedan guardadas por si hay que volver.
Cómo funciona: del papel suelto al archivo que responde
Se llama procesamiento inteligente de documentos (IDP). En cristiano: cuatro pasos.
Captura
Email, escáner, carpetas y móvil: todo entra por el mismo embudo, venga de donde venga.
Clasificación
La IA reconoce qué es cada documento (contrato, nómina, albarán) y lo etiqueta sola.
Archivo con reglas
Cada tipo a su sitio, con sus permisos y su plazo de retención. Sin carpetas creativas.
Búsqueda que responde preguntas
Preguntas en lenguaje normal y respuestas con el documento enlazado. Segundos, no tardes.
Gestión documental inteligente por sector
Gestorías y despachos
Expedientes de decenas de clientes siempre completos y encontrables.
Construcción e inmobiliario
Contratos, licencias y planos por obra: el papel de cada proyecto, junto.
Clínicas
Consentimientos e historiales con confidencialidad de verdad y accesos por rol.
RRHH
Contratos, nóminas y bajas archivados con permisos automáticos por sensibilidad.
Distribución
Albaranes y certificados de calidad enlazados a cada pedido, listos para reclamar.
Formación
Expedientes, títulos y convenios de prácticas por alumno y por convocatoria.
Calcula cuánto te cuesta buscar y archivar a mano
Mueve los controles con tus datos reales. La cuenta la haces tú.
Estimación orientativa sobre tus propios datos: horas = documentos × % manual × minutos. No es una promesa comercial. El documento perdido el día de una inspección no tiene precio.
Cómo implantamos la gestión documental, por fases
Cifrado, permisos por rol y plazos de retención legales.
Migramos lo existente con verificación; el histórico queda íntegro.
Tipos, etiquetas y accesos se definen contigo, una vez.
Hablas con quien lo monta, en Murcia o por videollamada.
¿Cuánto cuesta la gestión documental con IA?
Clasificar tus documentos con IA es un proceso con IA: 2.490 € más IVA y 209 € al mes más IVA. Buscar en ellos por su significado y que te respondan citando el documento es un agente sobre documentos: desde 2.590 € más IVA y 249 € al mes más IVA.
| Opción | Precio | Cuota | Plazo |
|---|---|---|---|
| Proceso con IA de punta a punta | 2.490 € más IVA | 209 € al mes más IVA | 4 a 6 semanas |
| Agente sobre tus documentos | desde 2.590 € más IVA | 249 € al mes más IVA | 5 a 8 semanas |
Precios para empresas y autónomos, sin IVA (21 %). Si contratas como particular, te damos el precio con IVA incluido. Las cuotas no tienen permanencia. Tras el diagnóstico gratuito te damos por escrito el precio de tu caso. Más detalle en los precios de automatización e integraciones y de agentes de IA y software a medida.
Preguntas frecuentes sobre gestión documental con IA
¿Qué es la gestión documental inteligente?
¿Es segura y cumple el RGPD?
¿Qué pasa con todos los documentos que ya tenemos?
¿La búsqueda entiende preguntas de verdad?
Somos pequeños, ¿no nos basta con Drive bien ordenado?
¿Cuánto cuesta la gestión documental con IA?
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